diferencias entre impress y power point / calc y exel

Office es la suite ofimática del gigante estadounidense Microsoft Corporation de Redmond, muy conocida por sus aplicaciones estrella: el procesador de texto Word, la hoja de cálculo Excel, el programa de diseño gráfico para presentaciones PowerPoint, el programa de administración de información personal y comunicación Outlook y el programa de administración de bases de datos Acess. Su “rival”, OpenOffice, es la suite ofimática de la también norteamericana Sun Microsystems de la Universidad de Stanford, basada en Sofware Libre y que se puede descargar gratuitamente de la Red. Incluye Writer (procesador de texto y editor HTML), Calc (hoja de cálculo), Impress (programa de presentaciones), Draw (módulo de dibujo vectorial) y Math (editor de fórmulas).

La significativa reducción del precio de OpenOffice (0 €) puede hacernos pensar en una reducción significativa de la calidad, pero éso sería engañoso. Hace ya casi dos años que vengo usando exclusivamente OpenOffice.org como herramienta de trabajo ofimático y no me ha dado ningún problema. Por el contrario, siempre me ha abierto todos los documentos que tenía archivados en Office , me ha permitido trabajar con ellos sin ningún problema y ha funcionado tan bien (incluso mejor) como el software de pago.

En las primeras versiones de OpenOffice quizás podían notarse algunas asperezas, pero, con las sucesivas versiones, éstas se han ido suavizando hasta quedar casi totalmente superadas en la última versión, la 1.1.4 (ya sea para Linux, FreeBSD, Windows o Solaris). Esta es la versión con la que vamos a comparar la Office 2003 de Microsoft, ya que aunque se puede descargar una versión 2.0 de OpenOffice.org (en realidad todavía es la 1.9.100), es una beta, lo que indica que todavía está en pruebas y resulta un tanto inestable. Como ya hemos comentado en un articulo anterior, esta nueva versión ya incluye también un programa de gestión de bases de datos.

Precio y registro

Tanto la licencia como los 64 megabytes de la descarga de todas las aplicaciones de OpenOffice.org son gratuitos. Esta operación suele durar entre 5 y 20 minutos en una conexión de banda ancha de 512Kbps (ADSL) y alrededor de tres horas en un módem de red telefónica básica (RTB). También se puede solicitar un CD con el programa y en ese caso costará 9 € según indican en su página web. Se puede instalar OpenOffice en tantos ordenadores como se quiera y, además, las sucesivas mejoras también serán de Código Fuente Abierto (Open Source) y se podrán descargar gratuitamente.

La Edición Básica de Office 2003 de Microsoft, incluyendo Word, Excel y Outlook, está disponible solamente cuando viene instalada previamente en un ordenador y el precio depende del fabricante del mismo.

La Edición Estándar, que se compra por separado y que incluye además PowerPoint, tiene un coste recomendado de 610 €, aunque en Amazon se puede encontrar un poco más barata. La actualización cuesta 347 €. Hay una versión similar para Estudiantes y Profesores que se puede adquirir por 179 €, pero, aunque se puede descargar en tres ordenadores, requiere ciertos requisitos.

La Edición Pyme, que agrega un editor (Publisher) y un gestor de negocio (Business Contact Manager), tiene un precio recomendado de 670 € y la versión de actualización cuesta alrededor de los 400.

Estos programas de Office 2003 se pueden instalar directamente, pero la operación requiere un poco de esfuerzo: es necesario introducir un código de activación, y además es preciso, bien on-line o telefónicamente, registrarse durante una de las primeras 50 veces que se utilicé este software, o sino algunos de sus componentes se desactivan. Por otra parte, el registro en OpenOffice.org es voluntario y no hacerlo no conlleva ninguna acción lesiva contra el programa.

Primeras impresiones

Ambas tienen un diseño común, que resulta ya familiar a cualquier otra suite ofimática. Pero en Office, la Barra de Herramientas por defecto, en la parte superior de la página, es más estrecha, con sólo dos líneas de menús y de opciones. OpenOffice tiene por defecto tres líneas: la tercera y superior muestra el nombre y la localización del archivo en uso con un estilo de navegador web. Además ofrece otras opciones, con una barra lateral en el lado izquierdo de la pantalla con más iconos. El resultado es que en Microsoft Office se visualiza el documento más despejado (aunque en ambos casos se puede personalizar la Barra de Herramientas). Pero, de todos modos, Office no aprovecha bien esa ventaja inicial del espacio: cada vez que se abre un documento, un quinto de la pantalla se llena con una caja de ayuda (aunque se puede cerrar fácilmente).

Algunos de los iconos adicionales visualizados en OpenOffice son bastante útiles, por ejemplo la posibilidad de poder archivar el documento en formato portable (PDF), una facilidad de enviar los documentos para que sean legibles por cualquier ordenador y que parece increíble que no se encuentre disponible en Microsoft Office, que por otro lado gana puntos con su caja de ayuda en la esquina superior derecha, que acepta preguntas de la misma manera que el buscador Ask Jeeves.

OpenOffice.org y Microsoft Office son dos suites ofimáticas muy bien integradas en el software, aunque esta integración es más compacta en la primera: todas las aplicaciones se encuentran disponibles cuando está abierta una de ellas, permitiendo que se pueda generar cualquier clase de nuevo documento desde el menú de Archivo. Con la segunda, hay que ir abriendo las aplicaciones según los vamos necesitando.

Procesador de Texto

Con Word de Microsoft y Writer de OpenOffice.org se puede comprobar la ortografía automáticamente mientras se está escribiendo el documento con un serpenteante subrayado rojo para indicar los errores, aunque es más fácil de activar y desactivar esta revisión ortográfica automática en cualquiera de las aplicaciones de OpenOffice, con uno de sus iconos del lateral izquierdo.

Ambas aplicaciones tienen Editor Automático de Texto activado por defecto, pero Word va más allá de lo aceptable sugiriendo palabras que a menudo no tienen ninguna relación con lo que queremos escribir. Esto puede ser a veces más irritante que provechoso.

Word también tiene otras utilidades: El icono de búsqueda en la Barra de Herramientas ofrece acceso on line a diversas fuentes incluyendo la Enciclopedia Encarta de Microsoft, un tesauro y otros perfiles de la compañía: algo díficil de conservar en un navegador web, pero esta característica es por lo menos conveniente.

Una ventaja en principio significativa de Word es que puede contar las palabras en un área determinada, mientras que Writer sólo puede contar las palabras en el documento entero (usando la pestaña “Estadística” en la opción “Propiedades” dentro del menú “Archivo"). Sin embargo, esto también se puede conseguir copiando y pegando el párrafo que queremos contar en un nuevo documento en blanco.

Writer abre el formato por defecto de Word: ".doc"; pero Word no puede abrir el formato por defecto de Writer: ".sxw". Si los archivos van a ser compartidos, los usuarios de OpenOffice pueden elegir un formato neutral tal como el Formato de Texto Enriquecido (."rtf") o utilizar el ".doc". Writer ofrece hasta 15 formatos de archivos (incluyendo el “.sdw” de StarOffice que es la suite desde la que se genero OpenOffice.org). Tanto Word como Writer abrirán solamente archivos protegidos con contraseña en sus formatos nativos, sin embargo, Writer puede abrir algún archivo de ".doc" algo distinto que Word: esto se notará con los documentos largos, en los que el número de las páginas puede cambiar. Ambos procesadores de texto no suelen respetar los efectos de fuente del otro, pero, en general, las semejanzas superan en número a las diferencias.

Hoja de Calculo

Lo que hemos dicho para el Procesador de Texto es igualmente válido para las Hojas de Calculo: las dos aplicaciones son muy similares. Igualmente Calc de OpenOffice puede abrir y guardar documentos en formato Excel de Microsoft (".xls" o “.xlw”), sin embargo Excel no reconoce el formato “.sxc” de Calc.

Las celdas por defecto de Excel son más pequeñas, resaltando que (junto con las barras de control también más pequeñas) caben 15 columnas y 35 filas en una resolución de pantalla de 1.024x768 pixeles, contra 12 columnas y 32 filas de Calc. En las dos aplicaciones, estos tamaños pueden ser ajustados al mejor interés del usuario.

Provechosamente, cuando el contenido de una célula de Calc se solapa con la adyacente (por no caber en la correspondiente), aparece una pequeña flecha roja para indicar que algo se está ocultando; Excel simplemente lo oculta. Excel, por otro lado, hace un uso diferente de un símbolo parecido: una esquinita roja aparecerá en la celda si alguien ha dejado un comentario, sin que por ello se altere su contenido. Este comentario es visible si se coloca el cursor sobre la esquina roja: una característica bastante útil para trabajos colectivos.

Presentaciones, correo electrónico y otras aplicaciones

Impress, el software de presentaciones de Open Office.org, y PowerPoint de Microsoft empiezan de forma diferente: Impress va llevando a los usuarios a través de cajas de diálogo con diversas opciones, mientras que PowerPoint va directamente a la plantilla de la presentación. Sin embargo, igual que los otros componentes de OpenOffice, Impress tiene la capacidad de guardar sus presentaciones en su propio formato (“.sxi”), o en los formatos “.ppt” o “.pps” de PowerPoint, y también de manejar las presentaciones de PowerPoint en formato de diapositivas. Cosa que no puede hacer PowerPoint con los de Impress. Particularmente nunca tengo problemas para abrir las presentaciones que recibo vía correo-electrónico, sin embargo las que yo envío por el mismo sistema suelen presentar problemas para los usuarios de Office que las reciben. Para evitar estos problemas, suelo mandar mis documentos en PDF.

OpenOffice.org no incluye un equivalente al Outlook de Microsoft, que es un gestor de correo electrónico, de contactos y de la agenda. Sin embargo, desde que hace más o menos un año la Fundación Mozilla (que también distribuye el navegador web Firefox) lanzó el programa de gestión de correo Thunderbird (igualmente de descarga libre y gratuita), yo abandone Outlook, mejorando de este modo la calidad de la gestión de mi correo electrónico, sobre todo en lo que se refiere al correo basura (spam).

Conclusiones

Para el principiante, Microsoft Office resulta algo más amigable; sin embargo, para un usuario experimentado, resulta a menudo demasiado frustrante con sus intentos de ayuda. OpenOffice todavía tiene que mejorar bastante, pero indudablemente posee también muchas ventajas, entre ellas su precio (0 €) y su código de fuente abierto.

En resumen si se utiliza Microsoft Office al máximo, esto es en las versiones mas avanzadas (versiones para Grandes Empresas, Profesionales TI o Desarrolladores) que incluyen aplicaciones que no soporta OpenOffice.org, es posible que se amortice el elevado precio que se paga por ellas. Pero si sólo utilizamos el Procesador de Texto, la Hoja de Cálculo y el Programa para Presentaciones en nuestro entorno doméstico, educativo/docente o de pequeña empresa, la migración a OpenOffice.org resultaría aconsejable, dado que las pocas diferencias que vamos a notar suelen resultar simplemente mejoras.

Por último y para concluir, significar que la migración de una suite ofimática a otra no resulta demasiado complicada, dado que, como ya hemos dicho, no es necesario trasformar todos los archivos de una sola vez: OpenOffice.org los irá transformando a medida que los vayamos usando. Los documentos de Microsoft Office que tengamos en Word, Excel y PowerPoint pueden abrirse sin problemas en los formatos de OpenOffice y, como ya hemos dicho también, esta suite ofimática de Software Libre nos permitirá volver a los formatos propios de Microsoft Office en cualquier momento.